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[制度公告]湖州市爱飞扬公益事业促进会 印章、文件及档案管理制度 [复制链接]

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第一条 为确保本会各项工作规范、高效、优质, 依据《社会团体登记管理条例》和本会《章程》制定本制度。
第二条 分管副会长是本会印章、文件及档案管理的负责人,办公室是印章、文件及档案管理的责任部门,各部(室)依照本管理制度履行职责。
第三条 办公室行文使用文号为:湖爱飞扬,适用于以本会名义发出的文件,包括上行文、对会员单位等的正式文件,各部(室)具体业务工作文件和内部事务管理文件等,加盖“湖州市爱飞扬公益事业促进会”公章。
第四条 各类行文实行“谁起草谁校对的原则”。办公室对文件负责审核,报分管副会长或会长批示签发负责文件的文号编发、承印等工作
第五条 上行文由会长签发,其他各类文件需经本会分管副会长签发。
第六条 行文执行登记制度,由办公室专人负责。
第七条 各类文件行文需使用《湖州市爱飞扬公益事业促进会行文呈批单》。
第八条 各级单位的来文来函或网上下载的各类文件,由办公室负责接收、登记、呈批和归档。
第九条 办公室根据来文来函的保密等级做好来文登记、传阅登记
第十条 每年本会或办公室行文或收文应在当年底按时间顺序装订成册,标识后归档保存。
第十一条 本会的印章和业务专用章实行集中管理、按权限审批、留档和使用登记的管理制度。
第十二条 办公室负责印章的刻制、保管和使用记录,并设专人负责此项工作。
第十三条 本会公章使用由会长、分管副会长批准
第十四条 本会财务专用章由本会主管会计负责保管,按有关财务管理的规定使用印章。
第十五条 印章保管人员应当确保在受控的情况下使用印章,带离办公场所的,须经分管副会长或会长批准
第十六条 本会授权委托书、法定代表人证明书、介绍信、证明书等,经会长批准后由办公室开具,并留底备查。
第十七条 社团档案的建立是社团规范化建设的重要组成部分,是社团历史沿革、工作开展情况的珍贵历史资料,是社团决策、开展工作的重要参考,办公室负责社团内部档案的立卷、归档,主要包括:
(一)基础档案:包括章程、机构设置、上级有关制度和内部制度、会员名单、理事会名单、领导机构成员名单、社团法人(负责人)登记表、会员基本情况表等;换届大会汇编材料;年度工作计划、简报、总结;经费情况表;内部通讯录;工作日志、年度大事记;理事会(常务理事会)等会议记录及会议纪要等;
(二)活动档案:包括重大活动以及对外交流的计划(策划)、申请批复、通知、海报、宣传、议程、总结、大事记、照片、录像、活动媒体报道、有关的实物等材料;
(三)其他档案:上述未列出的其他重要材料。
第十八条 本制度经理事会审议通过后生效,由理事会解释。




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