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[制度公告]湖州市爱飞扬公益事业促进会 公益创投项目管理制度 [复制链接]

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为规范公益创投项目的管理和运作,提高公益创投资金使用的有效性,保障公益创投活动的落实推进,特制订公益创投活动项目管理制度。
一、基本要求
(一)机构须根据项目批准时间和项目申请书中的项目期限,明确分工责任要求,分解项目人员任务,拟定项目实施月度工作计划。
项目实施过程中,如因自然灾害、政策调整等不可预见因素需要进行项目内容、计划调整,机构须提前以书面方式报告主办方及承办方。经主办方及承办方书面确认后,方可执行变更方案。
未经主办单位书面许可,不能擅自向其他机构或个人转让创投项目。
二、资料管理
(一)项目负责人应制定项目档案管理工作流程,为项目独立建档,规范项目资料的整理。配备档案盒并及时将项目文件申请、签约、执行、评估、总结、宣传等资料汇集整理,妥善保存并按项目计划书的内容,每次服务结束后5个工作日内在相应公益项目管理平台申报。
(二)项目活动执行人员须详细记录每次项目活动的方案(通知)、签到情况、服务记录、活动小结,并留存文字、图片以及影像,服务受益对象评价、满意度反馈等档案资料,以图片或电子表格的形式上传至相应公益项目管理平台。
(三)项目财务人员应按照《民办非企业会计制度》财务管理制度规定建立财务账册,每月将项目费用列支情况编制凭证并及时入账,并上传至相应公益项目管理平台。
、项目的账务处理
机构须为项目设计专账独立核算,账目与机构其它费用开支应明确区分。对发生的每笔收入、支出、费用、成本,应当在当月及时办理会计核算手续,不得积压和跨月。
四、项目的日常管理
(一)核算管理
机构是项目核算的主体,与项目相关的各项收入和成本费用均应在机构统一核算反映。对确需分散到各街镇(点)进行实施的项目,机构不得将项目款直接拨付到各街(点),而应采用备用金制度,将各街镇(点)发生的成本费用 (包括发票、签收单等原始凭证)集中报送至项目执行机构,经
审核同意后,由机构列支、核算。
(二)预算执行管理
在项目实施过程中,应严格按项目计划书和批准的项目预算执行。除下列原因外,不得随意变更或者终止项目预算。
1、项目在实施过程中,因计划不周或物价波动等原因,致使项目内容发生变化,必须进行项目预算调整的,机构应当事先向承办方提出预算调整申请报告,并按其出具的批复意见进行调整。严禁擅自调整项目预算内容
2因不可抗力等原因,无法继续履行合同约定的,应当向承办方提出终止申请并按其出具的批复意见进行调整。严禁擅自向他人转让服务项目。
(三)项目资金管理
1、项目资金应当坚持专款专用,并严格按照项目预算和项目协议执行。对经过审计或评估验收,按计划要求完成的达标项目结余资金,可转入机构非限定性净资产;对经过审计或评估验收不达标或虽达标,但未按项目计划要求执行的项目结余资金,应当退回公益创投活动承办方。
2、机构申报的项目如已获得其他地区或其他机构的全额资金支持,应如实申报并按批复意见执行。获得其他地区或其他机构部分资金支持的,在项目标书中列示获得资金的全部信息,如实申报并按批复意见调整
五、督导对象职责
(一)督导对象须向督导专家充分介绍入选项目相关信息以便督导专家制定督导计划。
(二)督导对象在项目实施过程中遇到困难或发现问题时须及时与督导专家沟通,如实反映情况以便督导专家提供督导服务。
(三)督导对象须听取督导专家的合理建议,如有不同意见可与督导专家充分沟通,如仍不能达成一致意见,须及时向承办方反映,不得因此影响项目实施。
(四)督导对象须按时报送项目工作计划、财务收支、活动信息等进度资料,并积极参加承办方组织的工作交流会、培训辅导及学习考察活动等
六、创投项目规范化运作流程及要求
   (一)、项目团队要按照项目计划书的要求,明确项目的目标、产出、预算及具体实施内容,认真组织项目的实施。
(二)、项目团队每次活动结束后,要及时填写活动记录表,并存档。
(三)、项目团队每季度结束后,提交季度信息反馈表;及时反映项目的进度、成效及问题。
(四)、项目团队在项目中期和项目结项时,提交项目中期报告和终期报告。

七、项目团队沟通机制
(一)、设置专门的项目组,以项目负责人负责制,根据活动方案,组建项目管理团队,尽量固定志愿者人员,集中优势力量保证项目实施。
(二)、通过电话、微信、QQ群及时报告项目实施情况,遇问题及时商议解决方案;
(三)、每次活动结束后及时总结活动经验;
(四)、每月例会总结项目进展情况及有关事项;
(五)、重要事项临时开会讨论。
(六)、项目团队职责分工明确;制定项目管理制度,制定项目实施的相关制度,制定项目风险分析及应急预案。

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